Zes sjablonen, één vergadering. Deze dubbelzijdig bedrukte vellen vormen de set: een groep met een tafel, enkele pennen en een afgesproken regel kan een volledige vergadering houden — van voorstel tot verzegeld verslag — zonder enige software, ook die van ons niet. Elk sjabloon komt overeen met één module van de cursus en met één fase van het demo-besluit, zodat je precies kunt zien hoe de ingevulde versie eruitziet voordat je een pen oppakt.
Hiervoor heb je ons niet nodig. Alles op deze pagina werkt uitsluitend op papier, en we raden je aan om met papier te beginnen. Software verdient zijn geld pas later — wanneer een dossier jaren later door iemand op afstand moet worden geverifieerd — niet tijdens je eerste vergadering. De sjablonen kunnen netjes in zwart-wit worden afgedrukt; er is niets op dat afhankelijk is van kleur.
Of gebruik gewoon de afdruk- of PDF-opslagfunctie van je browser — de pagina wordt in beide gevallen hetzelfde afgedrukt, en de kop- en voetteksten en knoppen verschijnen niet op het papier.
1 · Voorstelformulier
Module 1 — één pagina waarop staat wat er wordt beslist, door wie, op grond van welke regel en tegen wanneer — nog voordat er ook maar één argument is aangevoerd. Als een veld niet kan worden ingevuld, is de kwestie nog niet beslisbaar.
Referentie
Titel — waarover wordt beslist, in één zin
Voorgesteld door (naam en functie)
Wie beslist (alle leden, of een nader genoemde groep)
Quorum — hoeveel leden moeten deelnemen om het resultaat geldig te maken
Stemperiode (begint / eindigt)
Stemming sluit (datum en tijd)
Beslissingsregel — vastgelegd voordat de beraadslaging begint
Vervaldatum of herzieningsdatum — wanneer loopt dit besluit af, of wordt het opnieuw bekeken?
Achtergrond — waarom dit, waarom nu
Wat verandert er precies als dit wordt aangenomen
Praktijkvoorbeeld — Fernside Garden Collective, VA-2026-014. Titel: acht van onze vierentwintig percelen omzetten in een gedeelde voedselbank voor het winterseizoen. Voorgesteld door Ana Berger, coördinator. Wie beslist: alle 24 leden; quorum: de helft van het ledenaantal. Periode: 26 mei – 1 juni; stemming sluit op 2 juni om 19.00 uur. Besluitvormingsregel: instemmingsstemming — aangenomen wanneer het aantal bezwaren, nadat deze zijn gehoord en beantwoord, minder dan een vijfde van de uitgebrachte stemmen bedraagt. Vervaldatum: loopt automatisch af op 30 september.
Module 2 — één kaart per lid: een standpunt, een positie in één zin, en de onderliggende redenering. Iedereen schrijft voordat iemand spreekt, zodat de stille mensen dezelfde start krijgen als de snelle. Druk één vel per lid af — de tweede kaart is voor na de amendementen, voor het geval een standpunt verandert.
Kaart A — openingsronde
Naam en rol
Standpunt — vink er één aan
☐ Voor ☐ Voor, met voorwaarde of amendement ☐ Tegen ☐ Houd me voorlopig afzijdig
Mijn standpunt — één zin
Mijn redenering — het 'omdat' dat anderen kunnen beoordelen
Eventueel door mij voorgesteld amendement
Kaart B — na wijzigingen (alleen als je standpunt is veranderd)
Huidige houding — kruis één aan
☐ Voor ☐ Voor, met voorwaarde of wijziging ☐ Tegen ☐ Houd me voorlopig afzijdig
Wat heeft dit beïnvloed — welk argument of welk amendement
Praktijkvoorbeeld — Priya Sharma's kaart. Standpunt: Voor, met amendement. Standpunt: “Steun — maar trek de acht percelen door loting, niet op basis van de kaart.” Reden: als de zuidelijke rand van tevoren wordt vastgesteld, komt de hele last op dezelfde acht mensen te liggen; een loting onder alle vierentwintig betekent dat iedereen hetzelfde risico draagt. Aanpassing: de acht percelen worden via loting gekozen uit alle vierentwintig.
3 · Tracker voor gemeenschappelijke grond en amendementen
Module 2 — het samenvattingsblad van de facilitator. Elke regel daarop moet terug te voeren zijn op iets wat een deelnemer daadwerkelijk heeft geschreven of gezegd; iedereen in de zaal mag dit controleren aan de hand van de standpuntkaarten. Die controle zorgt ervoor dat de neutraliteit van de facilitator aantoonbaar is in plaats van alleen maar beweerd.
Waar de zaal het over eens is — in de eigen woorden van de zaal
Waar de meningen daadwerkelijk uiteenlopen — de enige omstreden kwestie, in één zin
Amendement dat ter tafel ligt
Voorgesteld door
Opgenomen in de stemming? (J/N)
Zo nee — vastgelegd als een vermeld alternatief? (J/N)
Definitieve formulering zoals op het stembiljet — wordt voorgelezen aan de zaal voordat de stemming begint
Praktijkvoorbeeld — de Fernside-synthese. Overeenstemming: alle vijf de bijdragers willen dat de voedselbank de hele winter bevoorraad blijft; niemand betwist het tekort. Meningsverschil: mag een meerderheid de percelen die leden individueel in bezit hebben, herbestemmen? Amendementen: vervalclausule (Marcus Reid — opgenomen), loting (Priya Sharma — opgenomen), alternatief met vrijwillige rijen (Elena Novak — niet opgenomen; vastgelegd als het genoemde alternatief).
Module 3 — de stemming en de telling. Alle vier de vakjes blijven zichtbaar, de telling vindt in het openbaar plaats en de regel wordt schriftelijk toegepast — inclusief de berekeningen — zodat de uitkomst door iedereen kan worden gecontroleerd, op de dag zelf of jaren later.
Het voorstel zoals ingediend — definitieve formulering, overgenomen uit de tracker
Stemgerechtigden
Vereist quorum
Uitgebrachte stemmen
Quorum bereikt? (J/N)
Reactie
Aantal stemmen
Totaal
Akkoord
Akkoord met voorbehoud
Neutraal
Tegen
De beslissingsregel, zoals vermeld op het voorstelformulier
Is de drempel bereikt? Laat de berekening zien
Uitslag — kruis één aan
☐ Aangenomen ☐ Niet aangenomen ☐ Terugverwezen voor een nieuw voorstel
Datum en tijdstip waarop de stemming is gesloten
Een bezwaar is twee dingen tegelijk: een meegetelde stem op dit blad en een vastgelegde stem op een bezwaarformulier (sjabloon 5). Elke bezwaarmaker krijgt een formulier — ongeacht of het voorstel wordt aangenomen. Aanneming maakt een bezwaar nooit ongedaan.
Praktijkvoorbeeld — de telling van Fernside. 16 van de 24 hebben gestemd — quorum (12) bereikt. Instemming 9 · instemming met voorbehoud 3 · onthouding 2 · bezwaar 2. Regel: aangenomen wanneer het aantal bezwaren minder bedraagt dan een vijfde van de uitgebrachte stemmen — 2 van de 16 ligt onder die grens. Uitslag: aangenomen, 2 juni 2026, waarbij beide bezwaren zijn vastgelegd.
5 · Formulier voor het vastleggen van afwijkende meningen
Module 4 — één briefje per tegenstemmer, in de eigen woorden van de tegenstemmer. Niemand parafraseert, niemand vat samen, niemand schrapt. De notulist voegt elk briefje toe aan het verslag, zodat de tegenstemmen samen met het besluit worden bewaard — dit is het deel dat in de meeste processen wordt weggegooid.
Formulier 1
Bezwaarmaker (naam en functie)
Datum
Gronden — vink aan wat van toepassing is
☐ Principe ☐ Praktische haalbaarheid ☐ Procedure
Mijn bezwaar, in mijn eigen woorden
Handtekening van de bezwaarmaker — “Ik verzoek dat dit bezwaar bij het besluit wordt gevoegd”
Bevestiging van de notulist — “woordelijk en onbewerkt aan het verslag toegevoegd” (ondertekenen en dateren)
Formulier 2
Indiener van het bezwaar (naam en functie)
Datum
Gronden — vink aan wat van toepassing is
☐ Principe ☐ Praktische haalbaarheid ☐ Procedure
Mijn bezwaar, in mijn eigen woorden
Handtekening van de bezwaarmaker — “Ik verzoek dat dit bezwaar bij het besluit wordt gevoegd”
Bevestiging van de notulist — “woordelijk en onbewerkt aan het verslag toegevoegd” (ondertekenen en dateren)
Praktijkvoorbeeld — twee Fernside-formulieren. Elena Novak (perceel 7), reden: principe — “op de dag dat een meerderheid kan besluiten dat het perceel van een lid voor gemeenschappelijk gebruik wordt bestemd, betekent pacht hier niets… Ik verzoek dat dit bezwaar bij de beslissing wordt gevoegd.” Ruth Calder (perceel 15), motivering: praktische overwegingen — „een gedeeld bed zonder benoemde gebruikers is een onkruidbed. Mocht het in juli mislukken, dan moet uit dit verslag blijken dat we dit in juni al hebben gezegd.” Beide vastgelegd op 1 juni 2026; beide verzegeld naast de aangenomen uitkomst.
Module 5 — wat een volledig verslag bevat, en hoe het wordt verzegeld: op papier met een voorlezing en handtekeningen, of op Village Assembly met de ondertekeningssleutel van de groep. Beide zijn echte verzegelingen; ze verschillen in hoe ver weg, en hoe veel later, een buitenstaander ze kan controleren.
Deel A — is het dossier compleet?
Het dossier bevat…
Aanwezig? (J/N)
Het voorstel zoals ingediend — de definitieve tekst, niet het eerste ontwerp
Elk amendement, met de naam van de indiener
Alternatieven die zijn genoemd maar waarover niet is gestemd
De volledige uitslag — alle vier de vakjes, niet alleen de ‘ja’
Elk bezwaar, woordelijk — de ondertekende bezwaarformulieren bijgevoegd
De toegepaste beslissingsregel, met de berekening erbij
Vereist quorum en uitgebrachte stemmen
De data: beraadslagingsperiode, sluiting van de stemming, besluit
Deel B — verzegeling op papier
Stap
Klaar? (J/N)
Het volledige verslag werd voorgelezen aan de aanwezigen, en de aanwezigen bevestigden het
De indiener heeft elke pagina ondertekend en van een datum voorzien
De facilitator heeft elke pagina ondertekend en van een datum voorzien
Ten minste één tegenstander (indien van toepassing) heeft ondertekend — ter bevestiging dat zijn of haar woorden ongewijzigd zijn gebleven
Kopieën zijn uitgedeeld aan (verschillende personen, niet in één la)
Waar het originele exemplaar zich bevindt
Hiervoor hebt u ons niet nodig. Een verslag dat in de zaal is voorgelezen, ondertekend door de indiener, de facilitator en een tegenstander, met gedateerde kopieën in verschillende handen, is een authentiek bewijs — het heeft al eeuwenlang geschillen beslecht. De beperking is het bereik: een vreemdeling ver weg, jaren later, moet vertrouwen op de handtekeningen en de kopieën zien te vinden.
Deel C — verzegeling op Village Assembly (een goede manier, niet de enige manier)
Stap
Klaar? (J/N)
Het document is verzegeld — gehasht en ondertekend met de Ed25519-sleutel van de groep
Het ondertekende bestand is geëxporteerd — op zichzelf compleet: voorstel, telling en afwijkende mening
Elk lid kan zijn eigen kopie downloaden
De openbare sleutel van de groep wordt in de notulen afgedrukt — het handtekeningvoorbeeld dat iedereen kan controleren
De verzegeling is geverifieerd op een machine die niet door de groep wordt beheerd — offline, zo u wilt
Praktijkvoorbeeld — het verzegelde Fernside-document. Record VA-2026-014, verzegeld op 2 juni 2026, 19:47 NZST. Uitslag, telling, zowel de letterlijke bezwaren als het genoemde alternatief zijn onlosmakelijk met elkaar verzegeld; samenvatting en handtekening over het geheel — verander één teken waar dan ook en de verificatie mislukt luid en duidelijk.